Servicios lingüísticos

La información demográfica de los estudiantes se recopila anualmente en Infinite Campus, el sistema de información de estudiantes utilizado en SPPS para recopilar y manejar datos que incluyen matriculación, información demográfica, dirección, asistencia, evaluaciones, calificaciones y expedientes disciplinarios.

Para cumplir con las leyes estatales y federales, todos los estudiantes deben tener en sus registros una encuesta debidamente completada sobre el idioma que se habla en el hogar. Este formulario se realiza durante el proceso de matriculación. 

Padre/Guardián: Idioma preferido

Infinite Campus registra el idioma de comunicación preferido por las familias durante el proceso de matriculación y se actualiza anualmente.

Cuando es necesario, SPPS ofrece servicios de interpretación oral a las familias. Dependiendo de la necesidad, se dispone de los siguientes servicios: 

• Presencial: base de datos de intérpretes OCI (On-Call Interpreters) y personal bilingüe cualificado 
• Interpretación telefónica: Language Line 
• Vídeo: Language Line e intérpretes OCI
• Para idiomas de baja incidencia, SPPS contrata agencias locales previa solicitud. 

Requisitos para los intérpretes

Todos los intérpretes deben cumplir con estándares del distrito en competencia lingüística y conducta profesional.  Si el intérprete no cuenta con una certificación o formación previa, el distrito le proporcionará capacitación profesional en las siguientes áreas claves:

• Confidencialidad: garantizar que toda la información se mantenga de forma privada y segura
• Precisión:  proporcionar una interpretación y traducción exactas y fieles.
• Neutralidad: mantenerse imparcial en todas las interacciones.
• Terminología educativa:  comprender y utilizar correctamente los términos más habituales en el ámbito escolar

Cómo acceder a servicios de interpretación

Para las familias

Las familias pueden solicitar un intérprete directamente a los empleados de la escuela. 

• Tarjetas de acceso lingüístico:  SPPS proporciona unas pequeñas tarjetas para que las familias puedan solicitar servicios de interpretación. Las familias pueden presentar estas tarjetas para solicitar servicios.
• Carteles «We Can Help You» (Podemos ayudarle): que informan a las personas sobre su derecho para solicitar servicios de interpretación o traducción. Estos carteles, ubicados en la recepción de cada escuela, permiten a las personas indicar su idioma, facilitando así que el personal gestione los servicios lingüísticos adecuados.  

Para el personal

Los empleados pueden solicitar intérpretes a través de la lista de intérpretes OCI.

• Se prefiere un aviso previo de 24 a 48 horas.
• Si el idioma requerido no aparece en la lista, significa que actualmente no hay intérpretes OCI en la lista de SPPS que hablan dicho idioma. Para solicitar intérpretes de idiomas no incluidos en la lista, los empleados deben enviar un correo electrónico a Sara Reyes o completar el formulario de solicitud de OCI. 
• Para intérpretes de lengua de señas americana (ASL), comuníquese con Heather Holter en heather.holter@spps.org.

Recordatorios importantes

• No se permite que estudiantes, hermanos, amigos o empleados sin la debida capacitación actúen como intérpretes. El uso de personas no calificadas para facilitar la comunicación entre las escuelas y los padres o guardianes puede dar lugar a confusiones o errores de comunicación. 
• Las escuelas informarán a las familias de que hay asistencia lingüística durante las reuniones entre padres y maestros, si lo solicitan previamente.
• Los intérpretes OCI están autorizados únicamente para realizar interpretación oral y no pueden llevar a cabo traducciones escritas.

SPPS ofrece as familias servicios de traducción a nivel del distrito en hmong, somalí, español y karen. Se pueden ofrecer servicios en otros idiomas previa solicitud. Los documentos fundamentales se traducen a los idiomas más hablados en el distrito, que son, por orden de frecuencia: hmong, español, karen y somalí.

Traducciones de sitios web: SPPS ofrece traducciones de la información de su sitio web a través de Weglot en los cuatro idiomas principales del distrito. Las familias pueden ver el sitio web del distrito y de las escuelas en inglés, hmong, karen, somalí y español. Los usuarios pueden seleccionar cualquiera de estas opciones de idioma en el menú desplegable situado en el encabezado de cualquier página web. 

Traducciones de comunicación digital: SPPS utiliza Finalsite Messages XR y Smore para comunicar mensajes importantes a las familias mediante llamadas telefónicas automatizadas, correos electrónicos y mensajes de texto en los cinco idiomas principales del distrito. Estas plataformas cuentan con funciones de traducción automática; no obstante, se instruye al personal para que las utilice como complemento —y no como sustituto— de traductores e intérpretes calificados.

Se utilizan intérpretes y Language Line para necesidades de interpretación en el mismo día o en casos de emergencia (por ejemplo, enfermedad o medidas disciplinarias). Un intérprete es un profesional capacitado que facilita la comunicación entre personas que hablan idiomas diferentes, generalmente en tiempo real. 

DEFINICIÓN DEL DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN DE MINNESOTA (MDE):​​ un intérprete es una persona que escucha una comunicación en un idioma (idioma de origen) y la convierte oralmente a otro idioma (idioma de destino). El intérprete debe conservar el mismo significado del mensaje original sin omitir información, resumir ni alterar el mensaje de ninguna otra manera y sin añadir sus propios pensamientos u opiniones.

En situaciones de emergencia cuando no se disponga de un intérprete, se puede recurrir a personal bilingüe para comunicarse con las familias. Comunicar significa enviar o compartir información, ya sea hablando, escribiendo, mediante gestos o utilizando otros métodos.

Si la situación requiere una comunicación por escrito, se facilitarán traducciones en función de la población escolar.
 

Responsabilidades de los empleados de la escuela

• Los empleados de la recepción/oficina deben saber cómo acceder a intérpretes, a Language Line y a servicios de traducción.
• Los maestros y administradores deben solicitar estos servicios al planificar reuniones o al enviar información importante a los hogares.
• Los asistentes educacionales bilingües y enlaces actúan como contactos claves en las escuelas que atienden a poblaciones con grandes necesidades.

Responsabilidades de los empleados del distrito

Servicios de traducción

El equipo de traducción de la Oficina de Comunicaciones del distrito ofrece a las familias servicios de traducción en hmong, somalí, español y karen —así como en otros idiomas mediante una solicitud previa— y supervisa las líneas telefónicas del distrito en estos idiomas. Además, aporta su experiencia en estrategias de comunicación multilingüe para garantizar una interacción eficaz, inclusiva y culturalmente pertinente con diversas comunidades.

Servicios de traducción e interpretación en educación especial

La Oficina de Servicios Especializados (OSS por su sigla en inglés) contrata y mantiene un equipo de intérpretes de educación especial para los idiomas de mayor incidencia (hmong, somalí, español y karen). Este equipo de intérpretes proporciona traducción escrita del Aviso previo por escrito e interpretación oral de todas las actividades relacionadas con el debido proceso en el distrito para aquellas familias que requieren servicios de traducción e interpretación. Para otros idiomas, OSS recurre a intérpretes OCI y agencias locales contratadas. 

Especialistas culturales del distrito

La Oficina de Participación Familiar y Colaboración Comunitaria cuenta con cuatro especialistas culturales. Estos profesionales trabajan como enlaces fundamentales entre los empleados escolares y las familias que hablan hmong, karen, somalí y español. Ellos trabajan en estrecha colaboración con los consejos asesores de padres y se asocian con las escuelas para atender las necesidades de las familias multilingües, fomentando relaciones sólidas y un acceso equitativo a la educación en todo el distrito.

Los especialistas culturales también desempeñan un papel fundamental en la creación de un entorno acogedor e inclusivo donde todas las familias se sientan apoyadas y conectadas. Ellos fomentan el entendimiento cultural al educar al personal escolar sobre los antecedentes culturales y las experiencias únicas de las familias multilingües, contribuyendo así a una comunidad escolar más inclusiva y culturalmente receptiva.

Servicios lingüísticos para la participación de las familias

Los servicios lingüísticos para la participación familiar brindan a las escuelas, programas y departamentos acceso a la base de datos de intérpretes OCI y Language Line, con el fin de eliminar las barreras que impiden a las familias participar en la educación de sus estudiantes. 

Language Line es un servicio contratado por SPPS que permite al personal escolar comunicarse con los padres por teléfono o video cuando no se dispone de apoyo lingüístico presencial. Todos los departamentos y escuelas tienen acceso a Language Line. La Oficina de Participación Familiar asegura que todas las escuelas cuenten con la capacitación e información necesaria para acceder a estos servicios.  

Los intérpretes OCI son profesionales disponibles para brindar apoyo en reuniones entre padres y maestros, eventos escolares, reuniones y más. El personal escolar puede acceder a una base de datos de intérpretes capacitados y aprobados para satisfacer diversas necesidades de comunicación.  

SPPS revisa y evalúa periódicamente el Plan de Acceso Lingüístico para garantizar que satisfaga de manera eficaz las necesidades de nuestra diversa comunidad. La Mesa Directiva de Educación del SPPS revisa y actualiza oficialmente el plan cada dos años.

SPPS valora las opiniones de la comunidad y se compromete a ofrecer servicios de acceso lingüístico de alta calidad. Cualquier persona que considere que se le ha negado acceso efectivo a programas o servicios del distrito —debido a que no se atendieron adecuadamente sus necesidades lingüísticas o de adaptación por discapacidad conforme a este Plan de Acceso— puede presentar un reclamo formal. Para enviar comentarios o presentar una queja, por favor comuníquese con:
 
Sara Reyes
Correo electrónico: sara.reyes@spps.org
Teléfono: 651-744-2769
Dirección: 360 Colborne Street, Saint Paul, MN